保证接待工作的有序进行，离不开会议接待人员的辛苦努力。会议接待其实是比较繁杂的一项工作，而且还要保证很多小细节不出问题，任何一点小失误都可能对会议造成不好的影响。

下面是几点注意事项。

航班起飞前一周,统一负责短信发送的人员,发送温馨提示短信，介绍活动地区的天气、服装建议等，并说明接机时间、对接人信息和详细地点。

在前期准备工作完成后，最主要的接待工作就是要安排食宿及会议行程。食宿安排需要选择适应于来宾身份的规格，并做好民族禁忌、级别职务等备课工作。

嘉宾到达前，工作人员提前进入预定好的房间内，检查酒店房屋配置，并将会议资料、温馨提示、纪念品等合理摆放到房间，供嘉宾查阅。

专业接机人员提前在机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。

航班落地后由接机人员与嘉宾电话联系，接到嘉宾后，礼貌的接过行李物品，并引领嘉宾上车。接机过程中，工作人员始终保持微笑，递送东西时要双手。接待的基本要准则是：礼貌得体、热情大方、不卑不亢。

上车后，接机人员将矿泉水递送给嘉宾，并对行程及会议情况做简单介绍。跟车人员还会通过电子签到系统引导嘉宾签到，并将接到嘉宾的信息传送给酒店对接工作人员，提前准备嘉宾入住办理程序，避免嘉宾到达后等待。

到达酒店后，工作人员将嘉宾引导至前台，直接为嘉宾办理入住手续，将行李交给酒店负责人员并核对行李数量。

入住手续办理完成后，将嘉宾引领到房间，并在门外温馨提醒保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知等有关事宜，及时妥善处理好嘉宾要求。