（未来之舟礼仪培训网）举行各种各样的会议是经常的工作。会议的准备及组织方法要根据会议的目的以及预定出席人数决定。一般应做到：发出会议通知，选定会场，装好会场设备，准备必需的会议用品和文字资料，登记到会人数，做好会议中的接待工作，做好会议记录等。

1、会议通知

举行会议的通知工作，原则上要以文字形式进行，一般要在会前发出通知书，如果邀请外单位人员参加，还要把请对方答复是否出席的明信片一并发出。在会议通知书上，要写明以下事项：会议名称；会议召开以及结束的预定时间；会议场所（附导向图）和电话号码；会议的议题；对方答复是否出席的期限；主办者及其联络地址；会议有无停车场和其他事项（如：有无会议资料；有无就餐安排等）。
2、会场选择

选择会场时，首先要考虑与会的人数，安排适当宽敞些的地方为好。另外，选定会场还要考虑以下因素：地点对与会者来说交通是否方便；会场能否保证必要的使用时间；会场是否有噪音；会场的照明、空调设备是否完好；是否有停车场和住宿处；会场租用费用是否不超预算；会场是否符合与会者的身份、等级；其他必要的设备是否齐全等。
3、会场布置

必须根据会议的目的，人数、会场的大小等情况布置会场。会场布置应显得庄严、隆重、艺术，会标要醒目、准确；会场的音响、桌椅、茶具都要一一落实。

（1）座席配置

座席的配置最好适合会议的整个风格和气氛。主要有以下几种配置方法。圆桌形——使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导者一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适用于10人左右的会议。

口字形——用长或方桌围成一个很大的口字形。这种形式比圆桌形更适用于较多人数的会议。

I字形、V字形——把桌子摆成I字形可以使与会者更清楚地看到会议主持人及其后面的黑 板。而将桌子排成V字形更适用于在会议上放映幻灯或录像片的需要。

教室形——把会议布置得如同教室，与会者彼此不熟悉的情况下，使每个与会者面向讲台一排排就座，会议主持人和上级领导坐在讲台一侧。这种形式适用于以传达报告情况为目的，有很多人参加的会议。

（2）参加者的位置

会议参加者应安排在最容易看到会议主持人和黑板的位置上。会议主持人的对面墙壁最好放置一个醒目的挂钟，会议记录人可根据需要另外使用一张小桌子。另外，在与会者彼此不熟悉的情况下，应在每个与会者面前的桌子上摆放姓名牌，以便他们互相了解、结识。
4、资料准备

有关会议议题的必要资料应由会议的组织者准备。如大会报告的起草、修改和定稿，发言材料等。文字资料应能做到使阅读者一目了然。在资料数量较大，要求比较详细时，至少应在会议一周前发给与会者。

另外，在准备会议资料时，要注意以下几点：

（1）资料要尽可能短，尽量用图表、数字说明问题。

（2）资料中要将问题的性质、原因、处理草案等分条款写清，以便阅读。

5、会议记录

会议记录是指在会议进行的同时，用书面文字的形式将会议的基本情况、议题、决议等有关内容如实地记录下来，以备事后查考的材料。会议记录一般由工作人员或秘书担任，也可由主持人临时指定。

会议记录是会议现场情况的写实。一般会议，特别是重要会议都应有记录。

（1）会议记录的方法

负责文秘工作的公务员应做好会议记录工作，公务员在会场记录时要注意以下几个方面：

①注意所在位置。规模、种类不同的会议，文秘人员的记录位置也不相同。一般来说不能靠得太前，喧宾夺主；也不能太靠后，隐而不现。应该坐在台下会场两侧，能听清发言内容，观察会场全貌的位置上。有的例行工作会议、办公会议，文秘人员应坐在主持人身后或身旁；有些会议，所在位置由主持人临时指定，因此，文秘人员要注意自己在不同会议中的记录位置，不能盲目乱坐。

②要集中注意力。文秘人员必须精力高度集中，对发言人的原话，要注意听清、记准、记全。记录时，可将会场气氛记录下来。比如，欢迎、鼓掌、笑声等。切忌残缺不全，断章取义，马马虎虎或记录人主观发挥，误解发言人本意。

③记录内容要详细。会议名称、时间、地点、参加人、主持人、发言人、会议内容、形成的 决议都要记下来。要注意格式和先后顺序，字迹要清楚、美观、大方。

④传递会议消息。大中型会议期间，为了交流情况，传递信息，在会议进行期间要迅速及时撰写简报、快报，会议结束后，一般要缩写、印发会议纪要。上述稿件印发前，文秘人员要主动送交有关领导、主管部门审批。通过后，方能印发。对于间接听到、有待查实的内容，要亲自考证，以获得第一手资料。

（2）会议记录的内容

会议记录首先应记录会议名称、开会时间、会议地点、出席人、列席人及主持人和记录人等七项内容。如出席人较多时，可只写出席人数。列席人是指没有选举权和表决权的非正式代表。记录内容主要包括主持人的讲话、会议报告、代表们的发言、讨论的问题及会议决议等。记录的简繁程度，应视会议性质等具体情况而定。正式的会议记录，最后要由主持人和记录人签名，并写上签名的日期。

会议纪录的综合材料就是会议纪要。会议纪要是指择要记述会议情况、议程和会议基本精神、决议内容的一种书面材料。纪要以记录为基础提炼加工而成。它既可以作为纪实性材料保存，也可以作为报告性材料上报，还可以作为正式文件下发。纪要的写作要将记录的口头语转化为书面语，使文件条理化、理论化，突出中心和要点。
6、会议收尾

会议结束以后，负责组织会议的公务员要有礼貌地将与会者送出会场。另外还要做好以下收尾工作：

（1）收回所有应该收回的会议资料，撤去会场上布置的会标等宣传品。

（2）把与会者存放的衣物，准确无误地还给本人。

（3）如果在会议结束后尚有宴会，要为客人做好向导。

（4）如果发现会场有遗失物品，要妥善保管，并同失主联系。

（5）认真打扫收拾，使会场恢复原状（要特别注意防火，把烟头集中起来扔到容器里）。

（6）把会议上使用的幻灯片、银幕等东西收拾好。

（7）向会场的主人归还借用的会议室及物品，并致谢意。

7、会议组织注意事项

公务员组织会议时，应注意的事项有以下几点：

（1）开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

（2）要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。

（3）为使会议开得有成效，根据会议内容，会前应考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。

（4）尽可能了解与会人员情况，在会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作。

（5）根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿各项问题。

（6）根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等。

（7）会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。

（8）会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。

（9）会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。

（8）注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体育活动，以减轻与会者疲劳，活跃会议气氛。

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