作者：未来之舟礼仪培训机构

一个成功的接待，可以很好地拉近和客人的距离，使客人对接待者及单位产生好感和信任。要做好接待，首先就要对接待礼仪有所了解。而从未来之舟的礼仪培训实践来看，接待礼仪培训，更是商务礼仪培训或政务礼仪培训的重头戏。可见各单位对接待工作的重视程度。

一 、事前准备

俗话说，不打无准备之仗，我们的接待工作也是如此。接待礼仪要求，任何一次周到的接待，事前准备是必做的功课。要做哪些准备呢？

（一）了解情况

接待中需要了解的情况，包括来宾所在单位名称，来访者的身份、姓名、人数、联系方式，来访目的，见面时间等。对于重要的客人，还需要了解所来人员的男女比例、大致的年龄段、民族、饮食禁忌，（远道而来者）航班号或车次，到达的具体时间，活动方式，有什么要求，等等。

需要安排住宿时，应了解对方对酒店有无要求（或按本单位的统一规定办理）、所需房间数量、交通情况要求等。

对于远道而来的重要客人，是否需要协助购买返程票也应提前询问。

当天、最近几天会接待哪些人，特别是会接待哪些重要的客人，最好能列出清单，以便能随时了解、熟记对方的基本信息，方便见面时称呼、接待，前台岗位尤其应注意。

（二）安排人员

除自己外，还有其他人参与此次接待时，应提前告知对方：己方其他人员的姓名和身份。而当自己仅是联络人，则要在了解客人的基本信息后，及时告知己方接待人员。

接待礼仪要求，当我们接待重要客人时，应请部门领导或者主管领导出面会见，以示礼遇和重视。

越是重要的接待，参与接待的人越多。包括：前期联络与情况沟通人员，全程陪同人员，机场/车站接站人员、保卫人员（名流或特殊贵宾时）、在单位接待人员、翻译人员（有外宾时）、会谈记录人员（非常正式的来访时）、会谈现场服务人员、宴请酒店及菜单安排人员、参观或旅游陪同人员，摄像摄影人员、礼品安排人员、送别人员。如需要安排欢迎仪式，还要组织欢迎人员、领导或来宾发言引领人、发言领导及致词撰写人员等。当然，这些人员可以“身兼数职”。

接待中，优先考虑对方熟悉的人员接待或参与接待。

（三）礼宾次序

接待中，让客人坐在哪里，往往体现的是待客的态度和对客的礼遇问题。这也是接待礼仪的重要特点。在平时的接待礼仪培训，礼宾次序也是出错的重点区域。

1、前台区域

客人需要在前台区域等候时，前台如有休息区，请客人到休息区等候，此时无需为客人指定坐位，由其自由落座。需要较长等待，提供报刊、饮用水。

2、会谈室

（1）椭圆桌或长条桌

根据会谈室的桌子摆法不同，主客双方的座位就相应不同。横桌摆放（即桌子较长的一端垂直于正门时），面对门的位置为上座，即客人一方的座位。背对门的位置是主方座位。而竖桌摆放，则以进门方向为准，左边为主方位置，右边为客方位置。

双方陪同人员在各自一侧就座。主谈人居中，按中间为上、右为上的顺序排列其余座位。翻译在主谈人的右侧或身后，记录员可安排在后侧或直接在会谈桌就座。

（2）沙发

有时，会谈室摆放的是沙发，其座位的安排有一定特殊性。

当茶几和沙发并排摆放时，即沙发左右手边就是小茶几。安排座位时把握的次序：面对门的座位为上座（即客方座位），离门远的为上座，客人坐在主人的右边。

当茶几在沙发前面摆放时，或者没有茶几时。这时主客分坐两边，根据沙发横放或竖放的不同（相对于正门而），右边或离门远的为客座。如果是连体沙发，客人、主人不宜坐在同一沙发上，不得已时至少中间要空出一人距离。

3、汽车

轿车内礼宾位次问题有两种情况。一种是有专职司机时，客人坐在后排右座，陪同领导（没有陪同领导时则为接待人员）坐左侧，副驾驶座是末座。

当领导开车（或只有接待人员接待并亲自开车时），副驾驶座就是上座。但这时也应尊重客人意愿，不强求。

旅行车有一定特殊性。旅行车以司机座后第一排，即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊次，依每排右侧往左侧递减。

4、合影

相对合影来说，礼宾次离的问题相对简单些。以拍照者自身方向为准，中间为上，右者为上。

如安排客人和领导坐着合影，最好先在座位上贴名签，其他合影人员或下属先坐好，重要客人或本单位领导直接坐到相应位置即可。站着拍照，也应如此处理，避免让所有人一起现座、现站现排，显得混乱。

5、餐桌

我们知道，中国接待的特式之一就是往往会涉及用餐。餐桌的位次，讲究右为上，客为上。面对门的位置为主座，即身份最高的主人所坐之位。主座右手是第一主宾，主座左手是第二主宾。然后第二主人坐在主座对面，第二主人的右边是来宾中的第三来宾，左边是第四来宾。其他人员可以随便入座。

或者，主座的右边为第一主宾，第一主宾一侧所坐都是客人，他们自己再按职务为序排开。主座左手边是第二主人座，再以职务高底为序排开。职务越低，离自己一侧的最高领导越远。

（四）其他准备

根据客人情况通知参加会晤的领导、陪同人员，落实会晤时间及场所。

需要为客人安排住宿，应提前做好预订，特别是旅游旺季时。为重要客人安排不太熟悉的酒店，最好去酒店和房间考察后再预订：环境是否环保、安静、清洁，窗外景色是否理想，房间设施是否完好、完善。

如条件允许，还可以在贵宾入住的当天，在其房间内摆放鲜花、问候卡（含联系人的联系电话）。

接待特别重要的贵宾，除要保障电梯能正常运行外，还可以将贵宾乘坐的电梯在指定时间内设定为“手动模式”。

还可以在会谈现场及银行的大门口悬挂欢迎横幅或者电子屏幕打上欢迎文字。

接待室或贵宾室，在特殊季节如炎热或寒冷的季节，事先把室内温度调到舒适的温度。

雨雪天气，接待重要客人还要准备雨具。

安排会谈场地或贵宾室时，在会谈现场按礼宾座次放好名签。准备好茶水、茶具、茶点。

在会谈现场提前准备好这次会面主旨的相关书面材料、演示材料。

一般的来访，可以在会谈现场准备好人手一份的矿泉水，记录用的笔和信笺纸。

高级领导或名流来访时，还应准备好笔墨纸砚或精美赠言簿，请来宾留下“墨宝”。

如要安排宴请，在了解了客人特别是主要客人的饮食禁忌后，向餐厅做好交待。

(咨询礼仪培训事宜，欢迎致电北京未来之舟礼仪培训机构：010-65721174)